DJC

Nghệ thuật phê bình tích cực, hiệu quả nơi công sở - Phần 1

Hồi Hoàng - 321 lượt xem

- 10 phút để đọc


Nghệ thuật phê bình tích cực, hiệu quả nơi công sở - Phần 1

Phản hồi phê bình thường gây khó xử và có thể sẽ không mang lại nhiều lợi ích nếu được thể hiện một cách kém hiệu quả.

Mặc dù những lời phê bình là điều mà ai cũng từng trải qua, việc nhận những lời phê bình vẫn là những việc không hề dễ dàng.

Tuy nhiên, nếu được truyền đạt một cách phù hợp, kịp thời và súc tích, những phản hồi phê bình có thể mang lại điểm tích cực và thậm chí có thể giúp một người cải thiện cuộc sống. Một nghiên cứu của Gallup đã xác định rằng nhân viên thà nhận phản hồi - ngay cả khi đó là những lời phê bình - còn hơn là không nhận được bất kỳ phản hồi nào (Brim & Asplund, 2009).

Bài viết này đào sâu hơn về nghệ thuật tinh tế của kỹ năng phê bình tích cực, đồng thời đưa ra một số kỹ thuật để giảm thiểu cảm giác khó xử trong quá trình phản hồi.

Phê bình tích cực

Làm thế nào để chúng ta biết khi nào chúng ta đang làm tốt mọi công việc hay đi đúng hướng?

Nếu không có phản hồi từ người khác, chúng ta sẽ không bao giờ biết được. Chúng ta sẽ hành xử theo cách mà chúng ta cho là đúng, trong khi bản thân thì vẫn “ếch ngồi đáy giếng” và không học hỏi thêm được gì.

Phản hồi khen ngợi giúp chúng ta nâng cao những phẩm chất tốt nhất của mình thay vì giúp chúng ta nhận biết được mình đang thiếu sót điều gì. Những lời khen khuyên chúng ta nên tiếp tục - và có thể phát huy hơn nữa - những gì chúng ta đang làm ở thời điểm hiện tại.

Mặc dù phản hồi bằng những lời phê bình có thể xoáy vào những điểm yếu nhất của chúng ta nhưng nó tạo ra một cơ hội lớn để cải thiện bản thân nếu được nhìn nhận đúng cách. Xét cho cùng, một lời phê bình tích cực sẽ mang lại cho chúng ta cơ hội phát triển vượt trội (Chappelow & McCauley, 2019).

Như Chappelow và McCauley đã viết trên Tạp chí Kinh doanh Harvard:

"Phản hồi bằng cả lời khen và phê bình - là điều cần thiết để giúp các nhà quản lý nâng cao những phẩm chất tốt nhất và cải thiện những điểm yếu nhất của họ để có thể lãnh đạo nhân viên một cách xuất sắc. Và điều này không chỉ đúng với các nhà quản lý mà còn đúng với tất cả chúng ta."

Những yếu tố cần xem xét khi đưa ra phản hồi

Dưới đây là một số điểm cần xem xét trước khi chia sẻ cảm nghĩ của chúng ta với một người

- Phản hồi gay gắt có thể phản tác dụng Hãy cung cấp phản hồi một cách cẩn trọng và thấu đáo. Nếu bạn đưa ra phản hồi liên tục và không quan tâm đến cảm giác của người nghe, họ sẽ chuyển sang chế độ phòng thủ - có thể đi kèm với việc mất dần sự tự tin, lòng tự trọng và động lực.

- Phản hồi không phải lúc nào cũng tiêu cực Đừng chỉ tập trung vào những gì không hiệu quả hoặc đang không được thực hiện đúng cách. Nói về những gì đang được làm tốt có thể hỗ trợ và định hướng sự phát triển của một người một cách phù hợp.

- Phản hồi không phải lúc nào cũng tích cực Mặt khác, đừng lúc nào cũng tập trung vào điểm mạnh. Nếu bạn chỉ nói về những mặt tích cực, người nghe sẽ tiếp tục thực hiện công việc như cách họ vẫn làm,và tin rằng họ không có gì để cải thiện, vì cho rằng họ đã làm đúng mọi thứ. Điều quan trọng là phải có sự cân bằng giữa điểm hai và điểm ba.

- Chỉ rõ những gì một người cần làm để thay đổi chưa chắc đã là điều nên làm. Hãy đặt những câu hỏi khuyến khích việc phản ánh. Sự hỗ trợ cởi mở như vậy có thể giúp một người hiểu rằng họ đang làm tốt ở đâu và cần cải thiện ở đâu, đồng thời đặt ra cơ hội để họ tự khám phá và suy ngẫm.

Làm thế nào để phê bình tích cực?

Trong bài viết trên Forbes (2018) của mình, Ashira Prossack đã nói, “phản hồi là công cụ tốt nhất của người quản lý, nhưng nó chỉ hiệu quả khi được truyền đạt đúng cách.”

Phê bình là một việc khó nhưng khi được truyền đạt tốt, người nhân viên thậm chí có thể biết ơn vì những phản hồi này. Những phản hồi đó có thể không gây ngạc nhiên cho người nghe. Chia sẻ về những khó khăn một cách cởi mở là cách để tạo ra một cuộc đối thoại hiệu quả. Phê bình tích cực có thể tạo điều kiện giúp một người giảm thiểu lỗi sai và giúp họ nhìn nhận được mình đang cần học hoặc cần hỗ trợ ở những điểm nào để phát triển.

Tuy nhiên, nếu được đưa ra một cách vụng về, thiếu sự tôn trọng và chưa thực sự xem xét mục đích của việc phản hồi, lời phê bình sẽ bị bỏ qua hoặc khiến một người trở nên thu mình - về tinh thần, cảm xúc hoặc thậm chí là thể chất.

Dưới đây là một số hướng dẫn mà Prossack đề xuất:

  • Tránh bao bọc lời phê bình với những lời khen

Phương pháp phản hồi luân phiên giữa điểm mạnh và điểm yếu là một phương pháp phổ biến nhưng không phải lúc nào cũng thích hợp.

Khi bạn đưa ra một phản hồi theo tiêu chuẩn khen ngợi/phê bình/khen ngợi, bạn có thể đưa ra một cái nhìn sai lệch về cách làm việc của một người. Hai điểm tích cực lớn hơn một điểm tiêu cực và do đó, nhân viên có thể cho rằng họ đang làm tốt.

  • Phê bình mang tính xây dựng

Xác định vấn đề sau đó đưa ra kế hoạch khắc phục là một cách để hỗ trợ sự phát triển.

Cách phê bình tích cực này sẽ giúp tránh mắc phải sai lầm tương tự trong lúc học một hành vi mới hoặc tiếp cận theo một hướng khác.

  • Theo sát thường xuyên

Nêu vấn đề rồi để đấy là chưa đủ. Hãy lập một kế hoạch phát triển với các cuộc họp thường xuyên. Cung cấp hướng dẫn và yêu cầu nhân viên xác nhận các bước họ đã thực hiện, những kỹ năng họ đã được đào tạo và liệu kết quả có được cải thiện hay không. Điều này cũng sẽ giúp xây dựng lòng tin và mối quan hệ bền chặt hơn cho những phản hồi trong tương lai.

  • Trung thực và chân thành

Chúng ta thường tự nhận biết khi nào chúng ta làm việc kém hiệu quả, vì vậy, thông tin phản hồi thường sẽ không phải điều gì bất ngờ. Hãy nói rõ rằng bạn muốn giúp người đó cải thiện thay vì chỉ tập trung tìm ra những sai phạm của họ.

  • Trực tiếp và rõ ràng

Khi kết thúc quá trình phản hồi, đừng để người đó bước ra khỏi phòng mà không hiểu chuyện gì vừa xảy ra. Hãy trình bày phản hồi một cách rõ ràng và trực tiếp với một thái độ lịch sự và ân cần. Bạn cũng có thể gửi email sau buổi họp để làm rõ những điểm đã thảo luận nếu cần thiết.

  • Khuyến khích việc tự phản ánh

Hãy tương tác với nhân viên đó; hỏi xem họ suy nghĩ thế nào về những gì đã xảy ra và tại sao. Có thể là hành động của họ là chính đáng và bạn chưa có cái nhìn tổng thể về những gì đã xảy ra.

  • Dừng lại và lắng nghe

Việc đưa phản hồi có thể khiến bạn và cả người nghe trở nên lo lắng. Điều đó cũng có thể khiến bạn nói quá nhiều nên hãy dừng lại và lắng nghe.

Khi bạn dành thời gian đặt mình vào vị trí của họ, bạn sẽ có sự đồng cảm và cái nhìn sâu sắc hơn về người mà bạn cần phản hồi.

Bạn cũng cần nhớ rằng những điều trên chỉ mang tính hướng dẫn và bạn cần xem xét khía cạnh con người và tình huống cụ thể để đưa ra phản hồi một cách hợp lý.

Dù bạn đang phản hồi cho nhân viên, đồng nghiệp, thân chủ hay nhà cung cấp dịch vụ, điều quan trọng là bạn phải hiểu cách phản hồi thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất.

Thật vậy, phản hồi có thể mang tính xây dựng dù là khen ngợi hay phê bình, miễn là nó khuyến khích sự phát triển. Mặt khác, phản hồi mang tính chỉ trích không mang lại ích lợi gì khác ngoài việc nói với ai đó rằng họ đang không làm tốt lắm.

Do đó, chúng ta phải bắt đầu bằng cách nhớ rằng mục tiêu của việc phản hồi là sự cải tiến. Bạn nên nói rõ cho người nhận phản hồi biết về những gì họ đã làm tốt và những gì cần được khắc phục hoặc cải thiện.

Họ nên hiểu những gì họ cần thay đổi và có một lộ trình rõ ràng để học các kỹ năng cần thiết cho sự thay đổi này.

Vậy làm thế nào để cung cấp phản hồi mang tính xây dựng mà không chỉ trích?

Dưới đây là một số gợi ý để đưa ra những phản hồi mang tính xây dựng (Krakoff, 2020):

Xây dựng lòng tin: Nếu bạn biết mình sẽ được yêu cầu cung cấp phản hồi vào một thời điểm nào đó trong tương lai, hãy tận dụng lợi thế đó của mình. Thiết lập một mối quan hệ tích cực dựa trên sự cởi mở, chân thành và tin tưởng. Phản hồi dễ dàng được chấp nhận hơn từ những người mà chúng ta biết, tôn trọng và tin tưởng - những người luôn muốn điều tốt nhất cho chúng ta

Cân bằng giữa mặt tích cực và mặt tiêu cực: Không có ai là xuất sắc toàn diện hay thua kém về mọi mặt cả. Hãy thể hiện một quan điểm có sự cân bằng mà khuyến khích các hành vi tích cực trong khi nhìn nhận những mặt tiêu cực cần phải vượt qua. Điều quan trọng là bạn cần đảm bảo mình không gây hiểu lầm, đồng thời đưa ra một số điểm tích cực để duy trì động lực.

Nói chuyện trực tiếp: Khi có thể, quá trình phê bình mang tính xây dựng nên diễn ra trực tiếp. Một cuộc điện thoại không truyền tải được ngôn ngữ cơ thể và có thể che đi những biểu hiện trong cuộc trò chuyện.Một email có thể giống như một quả bom chỉ trực chờ phát nổ khi người ta nhấp chuột vào.

Đừng phán xét trước: Cho đến khi bạn có cơ hội nói chuyện với người có liên quan, hãy tránh suy diễn về những gì đã xảy ra. Hãy để người đó có cơ hội giải thích tại sao họ lại có những hành vi như vậy.

Hãy cụ thể : Đừng nói chung chung hoặc đi lạc sang các vấn đề khác. Hãy tập trung vào những điểm cần phản hồi.

Đừng công kích cá nhân: Đừng nhầm lẫn công kích cá nhân với phê bình hành động của họ.Phê bình cá nhân thay vì phê bình hành động có tính công kích cá nhân của họ sẽ khiến người tiếp nhận phản hồi mất động lực. Họ sẽ ít có khả năng hành động hoặc học hỏi từ những điểm đã chia sẻ.

Hãy đảm bảo tính liên tục của việc phản hồi: Tùy thuộc vào tần suất phản hồi, người tiếp nhận phản hồi không nên cảm thấy ngạc nhiên về những gì bạn nói. Tương tác thường xuyên có thể giúp tránh phản hồi dài dòng, tiêu cực và bất ngờ.

Phản hồi ngay khi cần thiết : Hãy tránh việc không phản hồi về sự việc (hoặc hành vi) cần phản hồi trong một khoảng thời gian dài. Cuộc thảo luận phải mang tính cập nhật để không ai phải cố nhớ xem chuyện gì đã xảy ra. 

Hãy đảm bảo cách tiếp cận của bạn phù hợp với bối cảnh. Bạn có biết về bất kỳ vấn đề gia đình hoặc sức khỏe nào có thể ảnh hưởng đến hiệu suất không? Người đó đã phản ứng như thế nào với những phản hồi trước đây? Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ ảnh hưởng đến cách khen ngợi hoặc phê bình. 

Và đặc biệt, nếu phê bình mang tính tích cực, bạn chắc chắn có thể thúc đẩy động lực và sự gắn kết của nhân viên đối với công việc

05 Ví dụ thực tiễn

Cung cấp phản hồi một cách phù hợp mà không chỉ trích là một thách thức. Việc luyện tập, trải nghiệm và quan sát là rất cần thiết để đưa ra những phản hồi một cách tốt nhất.

Các ví dụ dưới đây có thể là bước khởi đầu để bạn cải thiện cách phản hồi của mình:

NHỮNG ĐIỀU BẠN CÓ THỂ ĐÃ NÓI:

1. Bạn đang lỡ deadline và điều này đang ảnh hưởng đến mọi người trong nhóm và cả dự án đấy
2. Bạn đã không đạt được chỉ tiêu của mình và điều đó sẽ làm giảm hiệu suất của nhóm.
3. Tôi đã thấy bạn thường gửi tin vào nhóm lúc tối muộn; Tôi lo rằng bạn không kiểm soát được công việc của mình
4. Bạn đã nhận một vị trí mới nhưng có vẻ như bạn đang không xử lý mọi việc tốt lắm
5. Bạn có vẻ khó chịu trong cuộc họp ngày hôm qua và điều này 

NHỮNG ĐIỀU BẠN NÊN NÓI:

1. Tôi nhận thấy rằng bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian. Tôi có thể giúp được gì không?
2. Dù không đạt được chỉ tiêu, nhưng tôi biết bạn đã làm việc chăm chỉ. Bạn có đang gặp trở ngại nào mà tôi có thể hỗ trợ không?
3. Tôi đã thấy bạn thường gửi tin vào nhóm lúc tối muộn; Tôi lo lắng về khả năng cân bằng giữa công việc và đời tư của bạn. Chúng ta có thể trao đổi một chút để xem khối lượng công việc của bạn thế nào không?
4. Chúc mừng bạn với vị trí mới. Tôi chắc chắn rằng có những khó khăn khi làm quen với vai trò mới này. Chúng ta có thể thảo luận xem có những nguồn hỗ trợ và đào tạo nào giúp ích cho bạn không?
5. Chúc mừng bạn với vị trí mới. Tôi chắc chắn rằng có những khó khăn khi làm quen với vai trò mới này. Chúng ta có thể thảo luận xem có những nguồn hỗ trợ và đào tạo nào giúp ích cho bạn không?


Bạn có thể xem tiếp phần 2 : TẠI ĐÂY

 
Nguồn + Ảnh: 15 Ways to Give Negative Feedback,
Positively. Positive Psychology (2021)/ Internet